内审“常见病”及“诊治”

celiahe

内部审核是质量管理体系自我改进的重要手段，但一些组织内审中存在的问题不少，其“常见病”可以归纳为以下几种。
    1、审核覆盖范围不全。审核计划缺少对领导层管理职责进行审核的内容，认为内审员不便于检查领导的工作；审核计划只规定了接受审核的部门、场所，而没有规定审核哪些质量管理体系过程（或标准的条款），造成审核遗漏标准的某些要求；在有多个现场的情况下，采取抽样的方法进行审核，致使现场审核覆盖范围不全。
    2、审核方案策划不同。安排审核时间很少考虑审核过程、部门（场所）的状态和重要怀以及以往审核的结果，时间安排明显偏少，甚至忘记安排对某个过程的审核。
    3、审核依据不充分。只考虑是否符合本组织体系文件的要求，审核检查表的内容大多按照质量手册和程序文件的要求编制，而忽视了标准的要求；有的体系文件不符合标准的某些要求，经多次内审也未能发现。
    4、审核员选择不当。有的内审员不具备资格，一些小型企业的内审员未经过培训，审核抓不信重点，不能发现实质性问题；有的内审员不按审核依据审核，以个人看法判断是非，有失客观性和公正性。
    5、审核准备不充分。有的企业使用统一印制的内审检查表，不能体现受审核部门的特点和审核的重点；审核记录不能表明抽样情况，缺乏可追溯性。
    6、不合格报告描述的事实不清，判断失准；没有进行纠正措施的跟踪验证或没有记录。
    7、内审报告没有或未及时提交受审核部门或有关人员。
    8、内审报告没有被用于管理评审。

出现这些问题的主要原因是：对领导层是否接受内审认识不清；内审策划不到位；内审人员能力不足，责任心不强；对内审过程的监视不够。为消除和预防这些“常见病”，需要从以下方面采取措施。
    1、转变内审不审核领导的观念
    ISO9000：2000标准指出，领导的作用是为组织确立统一的宗旨和方向，创造条件使员工参与实现组织的目标。ISO9001：2000标准第5章明确规定了最高管理者的职责，领导应通过履行这些职责发挥作用。管理职责是质量管理体系不可缺少的重要过程，如果对这个过程不进行内审，就不能覆盖标准的全部要求，也无法对体系的符合性、有效性做出客观评价。至于采用何种形式对领导层进行审核，可视具体情况而定。在大型企业中，内审员平时与高层领导接触很少，对他们的管理活动了解不多，可以采取与领导座谈等形式收集有关证据；如果企业规模不大，内审员对领导层平时所做的工作比较熟悉，可以通过核查有关记录、向知情者了解情况等方式收集需要的证据。领导层应正确认识内审的目的和作用，主动与审核组配合，积极支持内审工作，为审核创造必要的条件。
    2、周密进行审核方案策划

内审计划要对审核频次、范围（区域和产品）、依据、方法（集中式或滚动式）作出安排。确定审核范围和频次应考虑拟审核部门（场所）的状态和重要性。正常状态下，审核的间隔不宜超过一年。对于起重要作用或过去发现问题较多的部门（场所）、过程，应适当增加审核的次数和时间。
    3、精心做好审核准备

要选择有内审员资格，有较强组织能力的人担任审核组长。内审员应有最高管理者或管理者代表的授权，以便行使其职权。现场审核前，应将审核计划通知受审核部门，审核组长要组织召开审核预备会，确保每位审核员都得到作为审核依据的标准和质量管理体系文件，清楚地了解各自的任务。每位审核员都应掌握审核记录（检查表）的填写和使用方法，按过程方法确定审核思路。企业统一印制的通用检查表可以作为参考，但应结合受审核部门或过程的具体情况进行必要的增减，不宜直接套用。
    4、强化对内审过程的监视和测量

要把好内审员资格关，未经培训合格不准上岗；明确管理者代表、内审主管部门、审核组长、审核员及其他有关人员的职责。内审程序、计划、检查表、不合格报告、审核报告等文件和记录，都要经受权人审查，发现不适用或不合格要及时整改。内审结束后，应及时总结，内审结果应作为管理评审的输入，内审的有效性应作为管理评审的一项重要内容。