文件资料管控程序

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1.0        目的
本程序制订了本厂各类文件和资料的控制和管理程序。规定了本厂质量体系文件、生产技术文件及外来标准信息资料的控制和管理要求，确保本厂所用文件和资料受到有效控制，防止过期、作废文件被误用。       
2.0        范围
适用于本厂编制的文件和外来文件资料的管理。
3.0        定义
无
4.0        职责
4.1   文件编写、审核、批准授权人见下表
文件种类        授权制订人        授权审核人        授权批准人
质量手册        质量手册编写小组        管理者代表        厂经理
质量程序        质量程序编写小组        管理者代表        厂经理
操作指导书        指定人员        指定人员        部门主任或以上
4.2  工程部负责接收外来标准信息资料，并根据需要确定外来标准信息资料分发名单。
4.3  文控中心负责文件的编码、打印、复制、分发、登录和回收工作。       
5.0        程序
5.1        质量手册、质量程序的编制、审核、批准、修改及其管理
5.1.1  本厂厂经理授权管理者代表组织编写质量手册和质量程序。管理者代表根据需要组织有关人员参与编写，通过组织讨论和反复推敲，编制符合标准要求及本厂实际运作需要的质量文件，报中心主任批准。
5.1.2  文控中心负责根据分发名单复制文件副本，加盖受控印章后，分发到使用者手中，做好相应的分发领用记录。
5.1.3  当需要对质量手册或质量程序进行修改或补充时，由管理者代表审核修改或补充内容，报厂经理批准后生效。
5.1.4  文控中心应及时将被修改的文件受控副本回收，重新发放修改或补充文件，确保各部门不使用过期、作废文件。
5.2  操作指导文件的编制、审核、批准、修改及其管理
5.2.1  各部门应根据业务开展的需要，组织管理或工程技术人员编写操作指导书。操作指导文件由指定人员审核，部门主任或以上人员审批后生效。
5.2.2  文控中心负责根据分发名单复制文件副本，加盖受控印章后，分发到使用者手中，做好相应的分发领用记录。
5.2.3  当需要对操作指导文件进行修订时，由指定人员修订，报原审批人员批准后生效。

5.3          外来标准信息资料的收集、发放及管理
5.3.1  本厂使用的外来标准信息资料包括：国内外电器安全标准、电器安全法规、检验测试方法，以及客户提供的图纸、规范、资料和信息等。
5.3.2  工程部根据需要，确定外来标准信息资料的分发名单。文控中心负责根据分发名单复制资料副本，加盖受控印章后，分发到使用者手中，做好相应的分发领用记录。
5.3.3  当外来标准信息资料更新后，工程部及时从合法渠道获得更新版本的标准信息资料。
5.3.4  文控中心应及时将被更新的资料受控副本回收，重新发放更新后的标准信息资料，确保各部门不使用过期、作废文件。
5.3.5  本厂根据外来标准信息资料编译或其它来源的编译文本，仅供本厂内部学习之用，不作受控管理，亦不作为有效文件，工作中唯一有效版本为原版受控副本。
5.4         文件版本及管制  
5.4.1 本厂编制的文件均由电脑打印，需要时可对文件作临时手动更改，手动更改必须经由文件批准人签署并上注明更改日期。文件修改超过五次，必须再版，重新打印、复制发行。
5.4.2 本厂质量程序编码规则：QP X-N，其中X代表ISO 9001：2000中的要素条款，N代表该条款下的程序顺序编号。
5.4.3 本厂操作指导书编码规则由各文件编写部门进行控制。操作指导书编码为QI-XX-YYY，其中XX为发文部门代码（01代表工程部，02代表生产部，03代表品质部，04代表行政部），以本厂名义发出的经厂经理批准的操作指导书以05代表。YYY代表文件序号，以001、002号等数字顺序编排。
5.4.4 本厂文件版本及修订号编码规则：文件的版本以A、B、C、…….表示，版本字母后面的数字代表该版本修订的次数，通常以一位或二位阿拉伯数字代表。
5.4.5        文控中心根据文件的类别建立《文件管制总览表》并且在文件制订、更改和作废时更新为最新内容，以供使用部门查询。
5.4.6        各部门有责任检查使用的文件是否为最新版本，保证所使用的文件都是有效版本。
5.4.7        因工作变动时，文件持有人须到文控中心办理文件移交手续。
5.5  文件的补发
     因文件破损、遗失或其它原因需要申请补发文件时，经文件批准人同意后进行补发。
5.6 记录保存
        所有文件管制记录保存在文控中心，保存期为相应版本文件作废后一年。
6.0 附件
6.1        《文件管制总览表》
6.2        《文件管制签收记录表》

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