服装部之运作流程(第四部份) - 辅料采购员之具体操作

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服装部之运作流程(第四部份) - 辅料采购员之具体操作
当接到业务员交来之辅料指示资料後，负责接手跟进的采购员，便需展开下列一系列工作 :-
1. 辅料之来源及核价
- 多方面寻找供应商，以比划价钱
2. 辅料之审批 及 组织工作
- 配合业务员，按服装部运作流程(第一部份)-业务员之具体操作内第 3 点所定之流程操作，这里
再不作重覆描述
3. 辅料采购合同之审批程序
- 辅料给客人确认後，即时编制 [辅料采购合同]，合同需有业务员 及 服装部主管之覆核背书签名确认，
再呈交总经理审批签名，总经理签名确认後，再交予供应商盖章签名确认，供应商回签後，将正本交予
财务部存档，作为今後结算的依据 (备注 :- 若总经理出差不在时，采购合同可由服装部主管先行代签，
待总经理回来时再补签)
4. 辅料之跟踪 及 质量监控
- 跟催大货辅料的进度，并需每天填报 [WIP] 向业务员反影最新情况
- 安排辅料 QC 到生产单位跟进辅料的质量，并要求 QC 填报 [辅料查验报告]
5. 发货之跟进
- 严正告知供应商，于大货辅料发货前，必需先行呈交大货实样予我司覆核，待确认後才可发货
- 跟催发货凭据，如运单 或 托车单等，藉此资料知会工厂货物已发及预计何时可达工厂
6. 辅料交收後之处理
- 编制 [辅料签收回单] 交予工厂，并跟催工厂尽快盖章回签，工厂回签後，将正本交予财务部存档，
作为今後结算之依据 (备注:- 严正告知工厂，若签收回单不呈交的话，会严重影响结算工作)
- 跟催供应商呈交 [增值税FP]
- 编制 [反开票通知表]，通知表需有业务员之覆核签名
7. 辅料库存记录
- 每票大货结束後，必需做回 [辅料库存档案]