外贸跟单工作细节

zjh407

[转贴]外贸跟单工作细节


外贸跟单工作细节

1）每天处理客人的E-mail，包括自己有关订单的任何疑问出电邮问客人；答客人的任何关于订单的问题。收到客人的E-mail首先在电脑上看一遍，然后依次打印出来，有关批核的信息第一时间通知给工厂（用FAX，自己留有记录），要复客人的（客人是欧美的，有时差）最好是下午4：00—5：30一次复回。因为有的问题是要问工厂或有关同事才能答给客人的。打印出物的电邮要按款号存档。（存档是一个最基本的一项工作，也是很重要的一项工作，此项工作也可由助理来做）。

2）收到客人原办和资料拍照或画图，查客人资料是否齐全，包括：数量，尺码分配，尺寸表，颜色，物料，包装方法及物料并且要仔细看清客人原办的制做工艺有无特别的加以记录，以便能够有重点的跟进生产，整理好资料，开办单给工厂报价及做初办（一般报价要在两日内完成）。同时要做好一个进度表，以便跟单员可以跟进整个订单的进度。督促工厂能够按时交货。，收到工厂报价和公司的目标价对比，如有相差须与工厂协商使价钱接近公司目标价制做价目表给公司老板批准，老板批准OK后，会有一个报价给客人，待客复价钱OK即可做以下的工作了。

3）追工厂的初办，及物料批办，都要一式三份，一份给客，一份自己存档，一份预给工厂（将会写上客人评语），自己先核对是否正确，如不正确要退回工厂重做，如正确要寄给客人批。

4）客人有头办评语，写在给工厂的头办上和物料批办上给工厂，要求工厂按评语做生产前办（或销售办或称为大办视客人要求）订物料或重新做物料办。

5）在做办期间，要做好生产制单及QC FILE（即QC查货的文件）包括生产制单，色办，大货布办，包装资料及正确大货物料卡。还要一件正确的PP办。PP办要有签名盖章及批准日期及客人的一些评语。

6）PP办工厂要做3件（1件寄客；1件自己存，到时要给QC做查货用；1件将会给工厂），收到PP办后仔细核对布料是否是正确大货布，辅料是否正确齐全，尺寸是否满足客人的尺寸表。给客人的PP办要正确，不可有任何错误。如有代用物料必须注明（实际生产中经常有钮钉代用情况）。但尽量要求工厂能够做到所有物料正确。挂好挂牌，就可以寄给客人。待客人批复OK即可通知工厂开裁生产了。（PP办上必认真写上客人的评语）。

7）安排QC查中期。工厂开裁2-3日要通知QC同事去看中期了。

8）追船头办，在走货前7天内，工厂必须提供船头办（数量按客人要求，一般都是齐色中间码两套，一套寄给客人，一套自己公司存）。

9）走货前8-10天内工厂要提供大货纸箱尺寸CBM及净重毛重资料，要给船务的同事做好走货安排。

10）走货时要按QC同事的尾期查货报告出给工厂发货批准书，双方签名确认此批货品无任何质量问题，即可走货。追工厂的装箱单，和商业FP核对无误后提供给船务部的同事。

11）此订单已结束。

zjh407

[讨论]跟单工作内容与流程


建议大家都来讨论一下如下东东，方便正在工作的筒子们学习一下别人的工作经验，也方便需要找工作的多了解一些别的公司的工作流程，取人之长，补己之短，也方便新来的想要做跟单的了解一下跟单到底是什么，平日需要做些什么，揭开某些看似神秘其实并不神秘的面纱，呵呵

偶抛砖引玉，先来汇报一下，

公司性质：合资企业，来料加工，服装加工厂，全外销，主要销往欧洲

所在部门及工作职责：业务部，业务跟单

工作内容和流程：

1、不需要开发客户，只负责接单；

2、流程大致如下：

接access list做新款资料，翻译为中文资料给工厂的生产跟单；

做头办（生产跟单要做工艺制单，而后发给纸样房，辅料仓，布仓，裁床等相关部门）：纸样房做纸样－辅料仓定辅料－布仓配布－裁床裁－样板组做办；

寄头办给客人，而后会收到comments，可得知是否继续做修正办或可直接做大办sales sample；

修正办................

大办；

大办要用正确的布料辅料，所有的东东都要保证correct；

而后下大货单firm order or ordersheet；

继续翻译成中文制单给生产跟单；

布料辅料齐后裁床等业务跟单通知是否可以开裁；

裁单；

做大货；

中查，终查；

业务跟单要不定时去车间和后务抽查检验大货品质；

出货。

出货前要抽查，并记下抽查发现的问题等等，随后要交给主管一份查获报告。

总体而言就是这些。

欢迎各位朋友多多发言指教，大家共享。

有兴趣的朋友可以加入进来我们一起讨论讨论，

zjh407

[转贴]实用服装跟单流程（精简版）


一、前期跟单

1、查阅订单资料

服装接到订单资料后，仔细查看资料是否完整准确。订单资料是跟单员跟进订单的唯一依据，只有完整的资料才能确保跟单的跟进工作。

核对分析资料的具体内容：

a)资料是否完整
b)文字描述是否与款式图一致
c)确认面、辅料
d)查看绣印花等其他设计要素
e)了解客户特殊要求

2、制作办单，查办，寄办。

跟单研究订单资料，制作出办单，列出所需的面辅料并配好，交给板房打纸样及做办，做好办后交洗水部洗水，洗回后交板房做后整及查验，技术部核查OK后寄给客户批核。

同时根据办房报用料，整理出用料成本表一式二份，一份给香港跟单员，一份留底用于成本核算及订购物料作准备。

a)初办：目的是让客户确认服装的款式造型是否准确、设计风格是否一致，缝制工艺是否达到要求等。生产办可以使用代用面料制作。生产办的数量根据客户的需求而定。
b)大货办：是订单生产前客户最后一次确认的样衣，因此大货办制作的要求比较高，需要用订单中的面、辅料，要求制作的规格全色全码。大货办得到客户的确认后才能进入大货的生产。
c)样办检验细则：主要检验样衣的面辅料材质和颜色、核对款式。检验尺寸规格和包装等。

成品服装的各部分的规格范围必须符合客户的要求的公差范围，款式造型必须依照工艺文件中的款式图和款式描述来逐一核对，缝制工艺的检验。

3、定购大货面、辅料，报价、检验

跟单依照客的定单数量及客提供的资料，计算清楚各物料的用量，并跟进客户直接提供的面，及物料尽快上厂。

香港供料时，跟单向香港方面索取价格，输进XXXX系统；[没有使用系统的自己打单]

除香港供料外，其他物料原则上由采购部统一采购，跟单员将详细资料交采购部门，由采购部门进行大货面辅料采购。

但某些物料由于货期紧等原因，将由跟单自己采购。

跟单自采购物料，选定、联系供应商，将价格输进系统，打出采购单，交给供应商，告知数量、交货期。

跟单将所有物料的价格输进系统，计算出总价，交组长及总经理批核，通过后，方可进行生产。

大货布料及物料回厂后，大货布由仓库验布员验布，提供验布报告，并需给一份给客。跟单员根据验布报告进行跟进，同时剪疋头布和缩水布。要洗水的要交由洗水部根据客要求去洗水。回厂后由洗水部，分出LOT色办交客批核（有些客是要求整个布封的疋头布，去批颜色的，并且要求洗前与洗后的，但有些是不用的，根据客人的要求来做，并且要留意布的正反面，中边色差，倒顺毛等等）然后根据做办的用料，初步计算该单的用布量，加裁或缩裁交客户确认，跟单员必须在大货生产前整理好制单资料和物料咭，在裁剪之前分发给相关部门。

物料管理控制：必须做一份物料跟进表，进行追踪。每单物料回厂后，清楚地做好明细登记，并核查物料的规格，数量是否正确，要有处理物料品质和数量分配及物料差异，有物控的能力。节约公司成本，并在大货物料发料前列出一份物料发放表，发给仓库及车间，以作为发料，用料参考，不足的物料，负责追补回，保证生产需要。

审批用料及通知开裁：核实大货物料是否跟报给客人的相同，计算用布量，是否够用.如在有多/少的情况下，问客人是否可缩裁/加裁.遇有绣/印花的，需整理好绣/印花样办，核对正确后，才可外发.

二、中期跟单

客户批办OK后，接下来生产大货，首先跟生产部排期，标准办样办返厂后，根据客人的评语，要求和样办，制作大货生产单，交技术部审查。

召集工厂管理人员、QC以及客户QC开产前会议。核对工厂的生产工艺单是否与客户标准一致，核对的重点包括：

面、辅料的材质、颜色是否正确；
款式是否正确

注意事项：

生产过程中，将资料交QC，由QC跟进生产品质监控跟进生产进度，及时做好客户要求与车间生产之间的协调和沟通，遇有客更改资料，需在第一时间传达到相关部门，并要保持资料的最新版本，做好签收记录。

发现在未能达到生产计划要求的情况，反映给上级部门，以督促解决，并了解和部门的生产实情，以求完成预定的任务，保证货期和品质.
大货因客观问题需要延期，必需写出廷期原因及廷期后的交货期，与客户商讨，要求尽快回复，需客人出邮件/书面签回。

成品洗水时，必须要车间尽快做几件去洗水，以了解尺寸及洗水效果，同时给客人批核洗水颜色是否OK，确定接受后，方可洗大货。

当成品在总查后发现有太多次品需每件查看，如有轻微的次品挑出可给走货，严重的属于哪个部门的责任去追查该部门的当事人，通知生产厂长。

三、后期跟单

核查包装办：大货包装前，核查包装的第一件包装办，确保物料齐备及包装方法正确后，方可进行包装，如有客要求要批核后再进行大货包装，就需提前包装一件样办给客去批办。

积极准备及配合客户初查，中查，尾查的查货，并且将客户查货信息反馈到各部门。

生产成品后按客要求挑船头办或收货办给客户，目的是让客户预先了解大货的生产情况和订单品质，样办的数量根据客人的要求而定。

并需走货前一星期做好商检资料交报关员做商检，商检需要什么资料，要问明报关员后提供。

客验货合格后，核实走货数量，整理装箱单及出货通知书，并向相关部门汇报可以安排出货。

资料整理及保存：出货后，整理并保存好有关的生产资料及标准样办，遇有次布及不合格的物料，整理好数据资料报客，以安排退回给客户，修正生产中的不足之处，以免翻单时不清楚。

注：很多问题都不是一成不变的，每个订单都有不同的做法，应根据实际的情况及客人要求来跟进。

[ 本帖最后由 dukeyang 于 2006-5-15 19:32 编辑 ]

yin168

很好，有一点不是很明白，面辅料的确认之后，才能做头办和修正办吧

622

原帖由 艳子 于 2007-5-24 22:30 发表


很好，有一点不是很明白，面辅料的确认之后，才能做头办和修正办吧

每个公司的规定不同，我们公司只要做尺寸样和PP样，尺寸样不需要大货面辅料，只要款式尺寸正确即可，PP样才要大货面辅料。

zjh407

依照我们的规矩来说，在没有正确的面料和辅料的情况下，头版和修正版都可以用别的类似的面料和辅料代替，但要注意代替的布料和辅料要征得客人的同意。

59779520

我做过一年的加工厂跟单，流程大体了解，后来转行，不过我现在发现自己很喜欢服装行业，想做前期跟单，想继续学习英语，信心不足，到了这家论坛，发现有好多相似的朋友，有种很温暖的感觉。想继续学英文，我中专毕业已有六年了，希望现在学不会太迟，现在自学着会计，不知有没有坚持下去的勇气，希望给予多多支持。

feazhp

英语不是很好可以做跟单，但很难成为一个优秀的跟单。

学英文什么时候都不迟，边做边学，活到老，学到老。

加油。

MS168

谢谢分享。。。。。。。。

winton2006

thanks, sharing......