某公司业务操作程序和方法--船务篇1

alexweng

此贴为原创贴!为本人在任总经理助理离职时的交接文件,可供新手参考,有不详不到之处还望高手指出.

船务部份

一． 收到业务新订单通知后，立即与生产部门和跟单业务确认交货期。
二． 计算订单内的所有产品组合是否可以整柜出运。如果不能整柜出运立即通知客户，要求客户给出具体的出货方式或是否补定，并给出补单的产品在何种数量为整柜以供客户参考。
三． 与客户确认出运港/到达港/船公司已确定。如未确定，以邮件形式追跟客户确认。
四． 按照我司已确定的交货时间，到客户指定的船公司查询船期。如船期与我司确认的交货期有冲突（如我司确认交货期为10月10，船公司到我司指定港口的船期一周只有一班船，结文件关日期为10月4日，下一班船的结文件关日期为10月11日，而我司完成生产最早需要到10月7日，即我司可以在确认的交货期内完成生产任务，因船期不能如期出运）。
五． 如所查船期与我司的交货期冲突，应立即查询到同一港口是否有快船，可以延后出货但可以按时到达出运港，立即查询最接近的船期，收集齐全资料与客人进行沟通，是否可以走快船？是否采用最接近的船班？并报总经理知情。
六． 如所查船期与我司的交货期有冲突，立即报生产厂长，协调安排是否可以加快生产进度以解决冲突。
七． 向客户确认是否由我司订船？
八． 如由我司订船需要向客户要求提供以下资料：Forwarder/shipper/consignee/notitify/出运港/到达港/目的地/是否需要做C/O/是否需要提供其它的文件。这些资料必须最迟在出货前三个星期以上完全确认。
九． 最迟出货前提前两个星期向客户指定的船公司或货代订船。订船前需要向客人确认船期客人接受，并不会要求提前或延后。在客人确定船期的情况下再向船公司或货代索要空白的落货纸（BOOKING），填写落货纸，内容包括：shipper/consignee/notitify/出运港/到达港/目的地/货柜柜型/各柜型货柜数量/出货各产品英文品名/数量/体积/总箱数/如果有箱唛的，要填写唛头。并传船公司或货代。
十． 追踪船公司，尽快拿到S/O。在拿S/O期间，有一个与船公司核对资料的过程。核对内容包括：shipper/consignee/notitify/出运港/到达港/目的地/产品名称/总箱数/总数量/总重量。除些之外，我司还应确认结关日/ETD/ETA是否可以达到我司的交期要求.柜型是否是我司所要求的.
十一． 传真S/O给拖柜公司.(拖柜公司需要拿落货纸到码头吉柜).并告知具体的拖柜日期及到厂时间(必须考虑从码头到我厂需要的时间;货柜到厂时是否有人上柜;出美国要在结关日前最少48小时(有的要求72小时)货柜到海关报完关,这中间又有一个货柜到海关的时间,货柜到海关排队的时间；为防海关查柜预留的查柜时间；船务必须准确把握这个时间.)(这时容易出现的问题:一切都办好了,货柜到海关没有办法在结文件关前报完关,导致不能赶上船期,必须向后延一班船,这样不仅造成货柜在海关的停柜费,又延误了客人交货期)
十二． 提供S/O,柜号/封条号/PACKING LIST/INVOICE/给报关公司报关.
1. 报关时,报关公司必须要知道产品的材质.
2. 报关时报关员和货柜要同时到海关办理报关手续.
3. 如果客人要求做C/O或F/A的要提前告知报关公司.
4. 产品包含有电器要做商检(我们的水泵只是产品里的一个配件不需要),木头要做植检或商检,客人要求薰蒸的要进行薰蒸,拿到薰蒸证明.这个过程最少需要27小时,所以要提前拖柜.陶瓷产品需要做商检.如果出现并柜情况,同一个柜里包括这些产品需要提醒报关公司.
5. 追踪货柜的报关情况，是否按时顺利出关？在货柜出关前必须随时把握货柜的具体位置。如出现问题应立即报告总经理，寻求解决办法。
十三.在出货前和客人确认：如果是出同一个客人，或者到同一个仓库却有多个货柜的情况下是做一份B/L还是一个柜做一份B/L。根据客人的要求按排做B/L。(待续)

阿正

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alexweng

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十四.出柜报关后立即安排做B/L.按照客人的要求,要求船公司是做一份B/L还是多份B/L.要提供的资料如下:S/O；柜号；封条号；各个柜的PACKING LIST/INVOICE给船公司。
十五.向船公司追踪B/L情况.拿到B/L号码后立即告知客人.并向船公司索要付款明细以便尽快领取B/L提单.付款明细包括以下内容:
  柜货:
1. THC(吊柜费)
2. 文件费
3. 手续费
4. 深圳港如要转港到香港还有一个香港的报关费
  散货:
1. 散货入仓费
2. 仓储费
3. 手续费
4. 文件费
5. 报关费(散货由报关行提供报关必须的文件和一个样品,由船公司统一报关)
所有货款的货款总额,币种,付款银行的详细地址,户名;帐号.
十六.收到付款资料后，立即将完整的付款资料提供给财务，并促财务尽快汇款。
十七. 拿到汇款底单传船公司,并要求船公司寄出提单,追踪提单的寄出情况.寄提单的地址请总经理核决.
十八. 追踪船公司是否如期开船.如出现情况应立即报告总经理.
十九. 如客人要求请款时必须提供报关单的正本,应向报关行索要报关单的正本.但是一定要在报关行提出的归还时间内寄还报关行,以便报关行到海关进行核销.
二十. 整理出货资料.对出货情况进行统计列表.统计表内应包括如下内容:客人PO号；品号；品名；数量；出货日期；INVOICE号码；柜号；封条号；分项金额和总金额。并交给财务进行促收货款。
二十一. 如客人要求并柜有以下事情必须处理：
1． 向客人明确是由哪一家做KOOKING。在我司交货期前两星期以上确认。
2． 由我司签船时要处理以下事情：
（1） 向并柜工厂（出货前两星期以上）索要PACKING LIST（PACKING LIST最少要有PO号/英文品名/品号/各产品的数量/各产品的外箱尺寸/箱唛/产品材质）并通知客人和并柜工厂，如提供资料错误或所运送产品与资料不符，所造成的后果一律由并柜工厂承担。
（2） 核算客人要求来我司并柜的货是否可以整柜出运，如不行，应立即报告总经理和通知客人。如可以整柜出运可以安排BOOKING。
（3） 协商并柜费用的分摊方式。包括：运输费，报关费，船公司的费用（提单费）和一些突发性我司不可控费用的分摊，如海关查柜多出的费用。
（4） 查看并柜货是否与我司的货为同一材质，如不同，应告知报关公司。是否可能在报关时多出的费用。多出费用的具体数目和项目，报告总经理。由总经理核决多出费用的承担方式。并将承担方式通知客人。由客人与并柜工厂沟通。
（5） 向客人和并柜工厂协商做提单的方式。如各做各的提单，请客人签字确认。我司只做我司的提单。并在船公司出提单前，提供详细的出单明细（同一个货柜多张提单的具体明细。内容包括：各张提单的品号，品名，数量，INVOICE，S/O NUMBER；柜号；封条号；）并要求船公司在收款时按我司与并柜工厂协商的付款方式直接进行费用分摊。我司只负责我司的费用只领取我司的提单。如果客人要求并柜货做一份提单，我司必须在出货时要求并柜工厂提供详细的INVOICE。并告知并货工厂和通知客户，如并柜工厂的资料提供错误，所造成的后果一律由并柜工厂承担。
（6） 向并柜工厂应收取的并柜费用详细列表（并柜的PACKING LIST；运输费；报关费；提单费；费用分摊明细；详细的金额）给财务向并柜工厂收款。
3． 我司送货到其它工厂并柜：
（1）  提前两个星期向并柜工厂提供正确的并柜明细。并柜明细的内容同我司要求并柜工厂的明细相同。
（1） 向并柜工厂确认，我司的货物送到并柜厂以后一定可以装进货柜整柜出运。如并柜工厂不能给我司明确的答复，我们可以向客人提出要求。如造成不能完全装下的处理办法。并报告总经理。
（2） 同并柜工厂协商费用分摊方式。并报总经理核准。对确认后费用分摊方式，负责出货的工厂应负完全责任。对于并柜工厂因操作失误造成的多出费用我司不负责任。
（3） 向客户确认船公司出提单的方式。如统一做提单，我司需要提供INVOICE给并柜厂。如各出各的提单，船务需负责出货后提单的操作。
（4） 联系具体的出货时间，以便安排准时运货到并柜工厂。并随车附带装车明细，要求并柜工厂签收回传或由运货司机带回。
（5） 确认货物完全装进货柜。对没有装进货柜的情况，立即报告总经理和通知客人寻求解决办法。
（6） 追踪从出运到拿提单的整个过程。
二十二 散货情况需要额外理的事情：
1． 拿到S/O以后向船公司或货代确认具体的送货仓库的地址，电话。
2． 向仓库确认需要提供的报关资料，是否需要一个产品的实物样品。
3． 联系散货车。
4． 追踪货物是否顺利上船并如期出运及到港时间。因为船公司在出S/O时有一定的预计性。所出具的结关日，ETD/ETA可能会因并不到整柜可柜货造成船仓暴满而将散货延至下一期船。
5． 清算散货多出的费用，分类列出各项多出的费用明细交财务和总经理。总经理决定如何处理。（多出费用的项目：运输费用/报关费用/散货仓储及搬运费。其中又以仓储和搬运费最高。我司请报关行提供报关资料需要收费，报关行又要统一报一次又要收取一次报关费。）
二十三 船务在出货订船前必须再一次向生产部经理确认货期。如货期出现异常情况应立即报告总经理。并在货期确定的情况下才可以订船。
二十四 如已订好船位，因生产货期原因造成不能如期出货或客人通知延迟情况应立即报告总经理。并取消船位。
二十五 一般情况下取消船位在结文件关前最迟前两天进行。如造成船位不能取消的，造成的空仓费应立即报告总经理，并同时报告造成仓位取消的原因。以便总经理对多出费用的处理。

hbjevons

学习了哈~不错,又多了项船务知识啊

procorp

thanks,I will join with the shiping dept. haha....

jamcui

很详细,有增加了船务的知识!!!!1