某公司业务操作程序和方法

alexweng

此贴为原创贴!为本人在任总经理助理离职时的交接文件,可供新手参考,有不详不到之处还望高手指出.

外贸业务部份

一． 每天早上上班，查看邮箱，接收新邮件。对所收新邮件，如果是英文的，翻译成中文。并发给相关责任人。相关责任人如下：
1． 新订单：
（1） 完整订单交总经理。手写订单号码，订单内所有的产品编号，品名及数量，相关的品质要求，客人要求的交货时间，包装要求给生产部厂长及国内业务。并要求生产厂长和国内业务签字备份。
（2） 要求生产厂长给出新订单的确认交货期的书面回复。并联签收备份。
（3） 要求国内业务认真审阅新订单，对订单内模糊的不确定的项目列表。并给出相关的需要再与客人确认的详细的内容。并签收备份。
（4） 对新订单内未确认内容对我司的交货期造成影响的部份，追踪国内业务，给出造成影响交货期的待确认内容的项目，各项目需要在交货期前的确认时间及各确认项目的详细内容。以文件形式传达。
目前对我司交货期造成影响的因素如下：
（4）—1 各相关产品所使用的配件，如有要求认证的配件相关的认证标准的确认时间。（如水泵，出美国用UL，出欧洲使用CE或GS标准，所使用蜡烛的要求等）
（4）—2 客户订单可能对产品有特别的要求的确认时间。如2004年的BBB和CVS客人对PVC灯罩，产品倾斜在规定角度的稳定性，蜡烛环保等方面的要求。这引起要求对我司进行测试/认证/更换材料需要一定的时间。
（4）—3 外箱的唛头确认时间。外箱贴标/产品贴标/配件贴标的确认时间。
（4）—4 特殊客户对包材的特别要求的确认及打样时间。（如2004年B&Q/CE彩盒/NA彩盒的更改。因我司客户的通用彩盒，在印刷厂都有制好的菲林和刀模。更改彩盒，需要我司供应商制作新的菲林和刀模，需要时间，影响交货期。）
2． 客人回复的确认文件。
（1） 对客人的确认文件进行翻译。
（2） 确认文件传达给相关的负责人。并签字备份。
（2）—1 包装资料的确认传递给国内业务。
（2）—2 客人对我司回复的交期同意并确认文件传递给生产厂长。
（2）—3 客人要求更改包装的文件传递给国内业务。
（2）—4 客人要求对产品进行测试的项目传递给生产厂长。
（2）—5 客人对我司产品品质出现的问题或所有有关品质的邮件传递给总经理，生产厂长，品管主管。
（2）—6 客人要求更改产品的结构/材料/配件等所有涉及产品成本变化或生产工艺改变的邮件传递给总经理和生产厂长。
（2）—7 客人要求取消订单的邮件传递给总经理和生产厂长。
（2）—8 有关船务的文件一律交由船务。
（2）—9 有关财务的文件一律交由财务。
3． 对客人回复的确认文件的再处理。
（1） 追踪生产厂长客人要求测试项目的测试需要的时间回复客人，并追踪测试的结果。
（2） 追踪国内业务更改包材所需要的时间回复客人。
（3） 追踪品管部门客人所提到的出现品质问题的产品的实际情况和处理结果回复客人。
（4） 追踪生产部经理因客户取消定单对我司造成损失的详细数据。
4． 删除垃圾邮件，对所收新邮件进行分类并备份进相关的文件夹。
二． 登陆客户网站，查看订单情况。
1． 客户的网站订单基本上有三种订单形式：已下给工厂的订单；正式订单；预计订单。检查已下订单是否已报告总经理和传递给生产厂长和跟单业务。
2． 检查已发订单，且我厂已经安排生产的订单是否有改动。改动可能存在以下几个方面：
2-1．交货期是否与我司确认的交货期相同。
2-2．产品的数量是否有改动。
2-3．运输方式是否有改动？
2-4．出运港及到达港是否有改动？
2-5．对包装要求方面是否有改动？
2-6．是否有要求我司额外特别提供的文件资料？
2-7．对产品的要求和品质要求是否有特别加以说明？
3． 对已下给生产部门并确认的订单进行汇总列“已确认订单统计表”此表应包括客人PO号/产品编号/品名/数量/交货期/出运港/到达港/客人指定海运公司/等业务运作资料。
4． 对正式订单上报总经理，并交生产部厂长和跟单业务，并对每一条里的内容进行运作。
5． 对已完整确认后的正式订单汇总到“已确认订单统计表”；对未完整确认的正式订单汇总到“正式订单汇总表”中，以便在内部追踪生产厂长和跟单业务的资料。
6． 对预计订单进行统计列表。统计表的内容应包括：各产品的品号/品名/数量；各产品预计的总数量及各时间段的交货量。
7． 对“已确认订单统计表”；“正式订单统计表”；“预计订单统计表”有增减内容时即时进行更新并删除旧的列表。
三． 协助生产厂长和跟单业务，帮期翻译需要翻译的文件，以及发送邮件。
四． 汇总客人的电邮订单和网站订单，算出各产品各PO的下单数量，各PO的交期，各产品的总数量。以便随时与生产厂长和跟单业务确认是否有订单漏下情况。
五． 定期主动和生产厂长及跟单业务核对已下订单的情况。主要核对：已下单与客户网站上已确认订单是否已下给生产部门和跟单业务；各PO订单的产品类别，数量，已确认交货期是否正确；生产部门和跟单业务是否已经和客户进行了完整的确认；和船务确认是否已查到船期；是否有具体的结关日，开船日和到港日，是否够整柜？
六． 对已出货订单进行汇总，进行统一列表。表里面应包括：PO号码；产品编号；产品名称；产品数量；产品单价和总价；出货时间；柜号；封条号码；商业发票编号；ASN号码；出运港口名；到达港口名。以便交财务和总经理追踪货款。
七． 随时听从总经理的工作安排。(待续)

阿正

hbjevons

支持,待续的部分怎么还没分享上来哈

cinowenchuan

看来, 还是一个满细心的人

ds1986ds

唉。恐怖，这工作也繁琐了