待人接物的基本禮儀

hung

1．應有的態度——

如何在公司贏得好印象？除了在公司內打電話、接電話之類的技巧外，還包括將訪客帶到會客室、遞出名片與接收名片的方法，以及替別人作介紹……等，各種在商業社會生存所不可缺少的禮儀。

如果你剛進入公司，影印資料、整理檔，以及端茶倒水之類的事，會顯得特別的多。或許你會覺得自己所從事的工作缺乏意義。但事實上，你所從事的工作絕不是瑣碎之事。當你接聽電話的那一瞬間，你就代表了公司。假使你在電話裏顯出失禮的態度，對方會認為這是你所任職公司的失禮，有時還可能導致談判破裂，最終失去顧客。

2．客人來訪，應起身迎接——

如君整理資料正在忙得不可開交，此時有位客人走進來。如君騰不出空，只好繼續做事，同時坐著向客人打招呼。

可是，這位來客見到她的上司便對如君坐著向他打招呼一事，表現出不滿的情緒。

當然，如君也有她的苦衷，但在這種情況下，不論手上的工作多麼繁重，對於訪客，都應當站起身來行禮，這是最基本的禮節。或許如君的心裏懷著熱情歡迎的想法，可是，在訪客心裏卻不如此認為。如果被客人看到你坐在媾做事，只是把頭例行公事般地點一下，那麼對方便很自然的有一種被忽略的感受。

記得當遇有客人來訪之際，無論自己有多麼忙，都應站起身來打招呼。

3．要跟訪客問好——

遇到訪客，無論在何種情形下，都應搶先向對方問好，這才是正確的待客之道。寒暄時的禮節為身份低的人先問候身份高的人。而對於所有的公司來講，訪客都是居於上位者，因此必須由己方先致問候。所以當見到不認識的訪客時，要先行問好。

如果當時正與同事站著談話而沒打招呼，或者來訪者是進進出出的業者，就不在此列。

4．鞠躬時眼睛要注視對方——

鞠躬大致可以分為二類，即微微的點頭致意和常見的敬禮。無論採用哪一種鞠躬方式，都必須遵守基本原則。在鞠躬的開始與結束時，都需看對方的眼睛。無論行多少次敬禮，如果眼睛看著別的地方，這種行為也無異於是忽視對方。

此外，太快把頭低下或抬起，都不能算是正確的鞠躬方式。我們經常見到點頭哈腰地頻繁低下、抬起的公司職員，那絕不是正確的禮儀。

鞠躬時應盡可能慢慢地進行。把頭低下時，以能在中途作1～3次呼吸的速度進行就可以了。

5．對訪客附上一句——“讓你久等了”——

當有約好的訪客時，大部分的人會說“歡迎光臨”！可是，接下來會附上一句“讓您久等了”的人，卻不多。

假設你的身份是來訪的客人，如果對方對你說聲“讓您久等了”你會在心裏暗想，“原來這家公司很看重我！”。

會不會說這句“讓您久等了”，別人對你的評價就會不同？答案是肯定的。當你的上司看到你如此向訪客問好後，必定會對你刮目相看。

這並不說只能使用“讓您久等了”這句話，可以根據不同的時間和場合，加上額外的話。

如果是經常出入自己公司的來者，說上一句“天氣這麼炎熱，您辛苦了！”之類慰勞對方的話，效果也會很不錯。

沒有人會對別人發自內心的關懷話語感覺不快，因此應積極地向別人問好。

6．記住訪客的基本資料——

雖然自己所任職的公司名稱已在詢問台被問過一次，但是過沒多久，又被重複問“請問您是哪一位？”任何人都會有不被重視的感覺。為了避免使對方產生不快，當聽到訪客的公司名稱、姓名之後，應記錄下來，以免遺忘。

若將對方的公司名稱或人名弄錯，是非常不禮貌的。如果是難以聽清楚的名字，就應復述一遍，或向對方問清楚，以便將正確的公司名稱、姓名記住。

當有多位來訪客時，應以不讓訪客看到的方式作記錄，然後交給公司內的人。如果訪客的人數太多，也可以只記下公司名稱及其代表者的姓名。

.

hung

7．引導訪客到會客室——

      對於訪客，不能用手一指會客室，說一句“請到那裏等候”就算完事了。將訪客帶到會客室，才是應有的禮儀。

      有人會認為將客人帶到會客室，是件簡單的事。但我們常看到會有人自顧自地走在前方，而忽略了後方的客人，認為客人會自己跟上來：甚至不管訪客有沒有跟來，便逕自地往前走去。這些都不是接待客人所應有的態度。一旦讓客人產生自己被拖著在公司內到處走的印象，相信他會感到不愉快。

正確的方法是：帶路時，應配合訪客的步調，走在距離對方大約1公尺的斜前方，而這是為了讓訪客走在走道中的中央。此外，不時回頭看看訪客是否跟上自己，也是非常重要的一點。

8．不可以貌取人——

      所謂“人不可貌相”，不能因為對方的身材魁梧，就斷定他的職務高，也可能存在相反的狀況。如果憑外貌來判斷對方的職務，有可能鬧出很大的誤會。

      當有一位或者兩位元客人來訪時，根據對方的態度，大致能判斷出誰的地位較高：可是當有許多人來訪時，就很難分出誰是上司，誰是下屬。

      遇到這種情況，只要確認誰是上司或負責人就行了。當對方突然來訪，沒有時間加以確認時，不要按照自己的看法隨意作出判斷。應將他們帶到會客室，交給主管去安排。

9．進會客室前先敲門——

      以下是常發生的情形：職員將訪客帶到會客室，心想裏面空無一人，於是將房門打開，卻發現裏面有人。因此，在進入會客室前別忘了要先敲門。如果有人，裏面負責接洽的職員會作出反應，從而避免使訪客意外撞見的失禮之舉。

     為了避免失禮，不只限於會客室，包括其他所有的房間，在進去之前都應養成先敲門的好習慣。

10．哪里是上座，哪里是下座——

將訪客帶到會客室後，因此必須清楚哪里是上座，哪里是下座。

      根據會客室的不同，上、下座也會不一樣，但基本是，靠近入口的座位是下座，靠近裏面的座位是上座。當拜訪其他的公司時，千萬別大模大樣地坐在上座之上，以免造成對方不好的印象。

      此外，當訪客中的主管隨其他人一起進入會客室，或他已先到並在此等候時，應讓他決定把訪客安排在哪兒。要是有對方的主管在場，你卻在一旁指手劃腳地分派座次，就會顯得越俎代庖。

11．送茶有一套——

      甫入職場的李君，將總經理的客人帶進了會客室，並隨後送去了茶水。李君先從總經理那裏旁開始上茶。

      可是，過後他卻被總經理叫去訓了一頓。總經理生氣的原因是——“為什麼不先送茶給客人？”

      然而從李君的立場來看，他認為先給遠比訪客年長、並且地位也遠比他高的總經理上茶，是當然之舉。

      然而，正如總經理所說的，這是極大的錯誤。當有訪客時，即使總經理正在接待他，也要將訪客當作上位者，請牢記這點。因為與訪客相比，就算總經理是公司職位最上者，也處於訪客之下。

      請記住：應先給訪客敬茶，然後才輪到本公司的職員。

hung

12．倒茶只倒七分滿——

      古人雲“鞭長不及馬腹”，倒茶也是如此，倒在茶杯裏的茶水並不是加得越滿越好。為訪客準備的茶水，大都是在茶水間倒好再端到會客室裏去的。到會客室的距離越長，茶水溢出來的可能性就越大。

      如果將茶水加得滿滿的，在端到會客室途中，託盤可能會濺濕。所以，應注意使茶水保持大約七分滿。

      此外，在泡茶以前，應將陶質小茶壺和茶杯燙一下。當有多個茶杯時，為了使茶水的濃度均等，應提著茶壺繞著圈，將茶水分別注入茶杯裏。

      如果主人端出溫涼的、泡乏了的茶，任何客人都會感到不滿意。尤其是在年長的男性之中有很多喜歡喝茶的人。因此細心周到，盡可能將茶泡得好喝，就顯得格外重要了。

13．電梯也有上下座之分——

      正如會客室與會議室存在席次差別一樣，在電梯內也有上座與下座之分。

      在電梯內，操作按鍵的位置是最次的下座，因為站在這個位置上的人，必須按控制電梯開閉和樓層的按鍵，扮演電梯女郎的角色。

      相反，被看作最尊貴的上座位置，是位於操作按鍵位置的裏面，其次是它旁邊的位置，再其次是在有按鍵位置的旁邊。在有四人以上乘電梯時，大致也以此為准。

      當你的上司站在電梯裏面的位置時，如果正巧你站在按鍵的前面，雖然把上司的前面堵住了，乍看顯得失禮，但實際上這才是正確的座次。

14．應確認客人離開後再離去——

      根據與對方的不同關係，送別客人的方式也會有所差異。既有可以在會客室門口告別的客人，也有需要送到大門口的客人。需要送到公司大門口的客人，已經算得上是具有相當分量的VIP了，因此採用這種送別方式絕不能馬虎。

      在大門口送別，自己應拿著客人的行李，在即將分別時再交給對方。千萬別在客人剛一轉身就連忙往回走，急著返回公司去，因為你不知道客人是否會回過頭來，因此應目送客人遠去，直到看不見對方的身影為止。

      在將客人送到停車場時，也應將對方的行李送到車上。首先，必須先為對方打開車門，當客人坐好後再將車門關上。此時，也應目送對方的車子開走，直到看不到為止。

15．等客人離去再離開——

      有一天勝文送客時，在電梯間的前面說了聲“您慢走”，當電梯間的門正徐徐關上時，他便迅速走回辦公室。

      可是，這位客人忽然想到自己有東西忘了帶，於是將正在合攏的電梯門打開，而剛才還在深鞠躬的勝文卻已經不在了。他急忙跑到走廊裏，卻看見勝文正匆匆離開。

      事後我們才知道，當時這位客人產生了一種受到拋棄的感覺，並且感到有些孤立無援。

      因此在電梯口送別時應停留在那裏，直到電梯間的門合攏並開始下降為止。

      或許有人認為大可不必如此，但電梯間與在走廊裏是一樣的，你不知道有誰注視著你。假如有別的客人看到了如此送別的場景，或許他會對你所任職的公司另作評價。

.

hung

16．記得打掃會客室——

      當你從會客室將客人送走後，在做什麼呢？是不是覺得暫時還沒有約好的客人，就可以撇下會客室而去做別的事？

      此時，要是有不速之客到來怎麼辦？因為會客室尚未整理，所以只能暫請他到大廳裏長時間地等待。

      為了避免這種情況發生，記得當客人離去之後，應立即打掃會客室。

      將茶杯和點心類的東西撤掉，將桌子擦乾淨，將煙灰缸換掉；此外不要忘記將房門和窗戶打開，尤其是在客人很多的時候，香煙等不良氣味會彌漫在整個會客室。如果就這麼讓下一位客人進去，容易造成不良的印象。

      所以會客室應勤加打掃，使之處於良好的狀態，無論何時有誰來，都能立刻讓他進去。

17．左手持聽筒，方便記錄——

      當我們講電話手持聽筒時要用哪一隻手？可能有人認為用哪只手拿還不是都一樣。

      話雖如此，但如果用左手拿，而將右手騰出來，在打電話的過程中，就可以作紀錄、查資料。反之，每次都向對方抱歉地說“請稍等片刻”，並換另一隻手拿聽筒，就容易耽誤時間。此外，還會讓對方留下不得要領的印象，從而對談話產生負面的影響。

      為了避免這種不高明的做法，聽筒應用左手來拿，並隨時將記錄本和資料放在手邊，以便能迅速地作出反應。

18．做好事前準備，講電話不怯場——

      一般人認為：透過電話將事情說清楚，似乎是一件很容易的事，但實際上卻很困難。

      尤其是當對方的地位高，或所談之事非常重要時，自己就常會處於一種“怯場”的狀態，大腦一片空白。即使沒有這麼嚴重，能將事情正確地說清楚的人，也少得可憐。

      所以，將資訊正確而簡潔地傳送給對方前，必須先在頭腦中構想清楚。如果不能正確地把握何時、何地、誰、做什麼、方式、如何？這5W1H，就不能簡潔地將一件事告訴對方。

      在打電話之前，將要談的內容記錄下來，就是簡便易行的好方法。如果再將有關此事的資料也準備好並放在手邊備查，就完美無缺了。這麼一來，即使被對方反問，也能很快有條有理地回答。

19．接電話時，要說聲“您好”——

      一般人在接聽來電時，習慣性的先從“喂喂”開始應答。但是，在公司內接電話，應拿起聽筒後，口齒清晰地說“您好”，再說出自己的公司名稱和部門名稱“這裏是○○公司”、“這裏是△△部”。

      在對方報出自己的姓名後，別忘了再加上一句“平日多多蒙照顧，不勝感激”。一般人對這種話通常會很難說出口，因為“自己並沒有受到這個人的關照”。

      可是在商業上，有所謂的社交辭令。即使是與對方初次打交道，如果說一句“承蒙關照”，會給對方有更好的印象，結果就會完全不同。

20．打電話時，必須主動自報姓名——

      當你打電話時應先主動自報姓名，要是連名字也不說，突然說出“請○○先生接電話”，就略顯失禮。因此，應在被對方尚未問起“請問你是哪位？”之前，先主動自報姓名。

自報姓名時，應將自己所任職公司的名稱與自己的姓名，同時告訴對方。我們時常會遇到只說出公司名稱，而不報自己姓名的人。確實，我們可以理解此人想以該公司職員的身分代表，但是卻會對接電話的人造成麻煩。因為無法正確轉達來電者為何人。

此外，如果不知道名字，會對以後的工作帶來許多不便，如果自己要找的人不在，還會造成聯繫困難。

.

hung

21．私人電話，應長話短說——

      因自己的私事而常使用公司的電話是一件不好的事，因此要儘量少使用公司的電話打給自己的朋友們。

      但是，對於打來的電話，一般人會認為電話費是由對方支付的，因此不會增加公司負擔。

      當然，上司不會對接聽一兩分鐘的私人電話有微詞。可是，當變成了長達幾十分鐘的超長電話時，那就是另一回事了。在公司裏，無論哪部電話，都是因工作需要而特地準備的。

      由於私人電話時間過長，而使公司不能進行重要的工作聯繫，會使公司帶來重大的損失。

因此，也應該長話短說，儘快回到工作崗位上。

22．電話中途斷線，應主動打過去——

      我們時常會遇到這樣的情形：當通過電話與對方交談時，電話在中途突然因操作失誤而斷線。

      要是事情沒有談完，應由先前打電話的一方重新撥打，以使談話繼續下去。但不能因事情大致已談完，就對此聽之任之。

      重新撥通之後，再向對方致歉，“非常抱歉，剛才電話中途斷線了”。

      應具備始終由自己主動重打的意識，除非對方使用公用電話，那就另當別論了。

23．電話聲音不清楚，怎麼辦？——

我們時常會因話聲音小而聽不清楚，此時，你是否會因此而提高嗓音，大聲地說：“對不起，我聽不太清楚，請說大聲一點？”

      即使對方的聲音的確很小，也要採用如電話的狀況不好，因此聽不清楚之類的說法。如“很抱歉，電話的聲音聽起來有點遠”，或“很抱歉，能不能請你再說一遍”，明白無誤地反問對方，並加以確認復述一遍。

24．“請稍等片刻”，不宜超過一分鐘——

      筱雯在打電話的中途，需要用到資料，因此向對方說了一句“請稍等片刻”，就開始查閱資料。可是，她想要找的資料臨時卻找不到。過了五分鐘後她好不容易將資料搬到了辦公桌上，並且終於拿起了聽筒，電話卻斷掉了。

      由於筱雯拚命地尋找資料，無意間便忘記了時間，而對請對方“稍等片刻”，五分鐘似乎是太長了。在商業上，“片刻”以一分鐘為限。如果過了一分鐘，就已經超出了“片刻”的範圍，這一點要多加注意。

      在這種情形下，如果判斷出尋找資料需要花費一分鐘以上的時間，就須告訴對方“對不起，待會兒我打給您”，再掛斷電話，這才是正確的禮儀。

      此外，即使在一分鐘以內重新拿起聽筒，也必須說上一句“讓您久等了”。

25．電話留言記錄，應該注明清楚——

      當在電話上受人之托，轉達留言時，必須作記錄。看起來似乎理所當然，然而卻很少人能將留言記錄做的完善。雖然有些公司有內部專用的記錄格式紙，但在多數公司，受託人只能自己加以整理。

      在留言條中除了要寫明對方的公司名稱、部門名稱、人名、事由；此外，還應寫出接電話者，即你的名字。否則見到留言條的職員，在稍後即使想詢問細節，也會因不知道接電話的人是誰而無可奈何。

      由於業務員等大多出門在外，見到留言條通常已是黃昏時的事了。比如當事人剛從A公司回來，看見來自於A公司的希望與其聯繫的留言條，慌忙打電話過去，卻發現那是早上去A公司之前，對方留下的口信。為了防止出現這類的差錯，也必須在留言條上填寫接到電話的時刻。

.

hung

26．電話鈴聲不應超過三聲——

      當電話鈴響了好幾聲，卻不見對方來接聽時，一般打電話者會覺得煩躁，相信你也有過這種經驗。終於，有人接聽了，但傳來的卻是一聲很沒精神的“喂……”。

      接電話應在電話鈴響第三聲之前。如果此時沒空，過了許久才接電話，也應該說聲“讓你久等了”表示一下歉意，這是最起碼的禮節。

      無論是什麼原因千萬別讓電話響太久，才不會遲遲沒人接電話，而使對方焦躁不安。

27．應確認對方的留言——

      當你從對方那裏聽到留言後，說聲“請讓我復述一遍”，並把聽到的內容重複一次。此時，對於容易弄錯的數位與人名，應採用特別一點的記錄方式。

      例如，將江先生讀作“帶三點水的江先生”之類，並且有必要確認一下約會的時間是上午還是下午。復述之後，還應附加一句“我叫○○，我將會把您交代的事情轉告給當事人”，以使對方放心。

此外，如果是自己留言，當對方沒有復述時，應將事情很快地重複一遍，並補充一句“可以了嗎？”，以此叮嚀。

28．無法決定之事，應請上司前來處理——

剛剛進入公司的佩君，無論做什麼都似乎幹勁十足。有一天接到電話時，佩君遇到了她不知道的一件事。她心裏想：就這樣請別人來聽，很沒面子。因此，她只是含含糊糊地回答。可是，後來卻發生嚴重的問題，佩君受到了上司嚴厲的斥責。

雖然我們可以理解她求好心切，什麼事都要自己做的心情，可是，此時她應當及早地說一句：“我請負責人來接”或“對於這個問題，我不太清楚……”，然後換成上司或資深同事來接聽。

在弄不清能不能讓其他人來接聽的時刻，只要以能讓上司或資深同事聽見的宏亮嗓音，將到目前為止事情的原委復述一下。這樣，就能讓上司或同事知道對方和自己在說些什麼。

因此，不要太逞能，只想憑自己的力量來應付，而要尋求周圍人的幫助。

29．當不人不在，應儘早告知——

      當電話打給不在的人時，不能證據隨便地問“您有什麼事？”因為打電話的對方並非找你，而只想請你儘快地轉給當事人接聽。

      如果讓對方詳細地說明事由之後，再對他說“真不湊巧，當事人已外出”，你就可以想像對方的心情變得多麼糟糕。

      所以，最好在一開始就告訴對方當事人不在，才是恰當的行為。否則，儘管你想依此顯示出自己的精明能幹，卻相反地增加了對方的麻煩。

30．當事人外出，應告知回來時間——

      當對方打電話來找的人不在時，應該告訴對方“此人現在外出，預計○點回來”，如此一來他就能變更時間，訂出到那個時刻為止的日程表。因此，當事人不在時接到電話，就一定要告訴對方前者返回公司的時間。

      有時對方或許會說“我待會兒再打電話來”，如果只簡單地說聲“知道了”，然後將電話掛斷，是不太恰當的。雖然是對方打來的電話，還是應當說“他回來後我會請他回您電話，好嗎？”這樣才合乎禮儀。

.

hung

31．製作顧客專用名單——

      身為一名上班族，你必須瞭解所任職公司的性質是什麼，與哪些公司有生意上的往來。如果不瞭解工作的內容，就會連一通電話都不能轉達得令人滿意。

      例如，要是接到與自己公司往來密切的廠商來電，卻連該公司的名稱都弄錯；或者不知道該往來客戶與哪個部門有聯繫，就會使整個公司喪失信譽。

      為了避免這種情況，建議你製作自己專用的顧客名單。上面簡潔明瞭地列出往來客戶的公司名稱、負責人的姓名與電話號碼等，並放在電話的旁邊。

      如果可能的話，在這張名單中不僅要包括你所在的部門，還應寫出除此以外和其他部門的工作性質。這樣一來，就能理解公司的業務內容，然而使工作變得更為有趣。

32．對於投訴電話，應妥善處理——

      透過電話來處理客戶的投訴，是非常困難的一件事。因此，即使是資深職員，也會時常慘遭失敗。

      在投訴的電話中，對方通常都會非常憤怒。但你不能受到影響，而變得意氣用事，應始終保持冷靜。不妨先告訴對方，“似乎是我們公司處理不當，在此我謹向您表示歉意。不知道您能不能將詳細的情形告訴我？”以承認責任在己方的態度來接待對方。然後再仔細地傾聽對方的牢騷。

      即使是經常打來的投訴電話，也不能在對方正在說話的時候，隨意打斷對方。這樣只會使對方更加怒不可遏。

      在充分聽取對方的陳述之後，最為重要的是要真誠地向對方道歉，並且說明今後將要採取的措施。當你自己不能處理時，應請上司來接聽。此時，不要讓對方產生接電話者象走馬燈一樣換個不停的感覺。

      最後，如果將你的姓名告訴給對方，並訂出切實可行的期限，相信對方應該都能理解。

33．留言內容應該詳細——

      將留言錄進電話答錄機時，一般只需說出公司名稱、人名及事由。可是，如果能留下打電話去的時間，對於接電話的一方來講，再方便不過。

      當對方長時間外出的時候，若只留下要交待的事情，對方會弄不清楚這是何時打來的電話。

      此外，需要進行緊急聯繫進，時間便具有非常重要的意義。所以，應當養成為留言加上時間的習慣，這樣一下，對方就可以直接與你聯繫，而用不著從通訊錄逐一地查找。

      例如，“我是○○公司的△△，因××一事於6月3日下午2點打電話給您。明天我將打電話與您聯繫。而我的聯絡電話是☆☆，謝謝！”

      如果能留下事由與打來電話的日期、時間，以及自己的電話號碼，就萬無一失了。

34．歸納重點，再留言——

在許多人的心目中，總覺得在電話答錄機上留下口信，是一件很難做好的事。感覺象站在麥克風前一樣，心裏總感到緊張。

      我們常會遇到電話打過去之後，卻發現是答錄機，於是心裏發慌，要說出的事也變得語無倫次了。

      此時，在顯示答錄機開始啟動的“嗶”的聲音響起之前，可以將聽筒放下，然後再重新撥號。當然，在重撥之前，必須先對要說的事情進行歸納。

      有的人雖然已在腦中對要說的事情作了歸納，可是一到了要錄音的時候，還是感覺緊張而無法順利地說出來。其實，只要事先作好記錄，然後，再照著紀錄念就行了。

      由於電話的錄音時間較短，因此應盡可能地將要說的事情作簡潔的歸納，並條理清晰地說出。

      再者，當要說的話內容複雜時，不要在答錄機上絮絮叨叨地說，而應簡單地說一句“我以後再和您聯繫”，過後再重新打電話過去。

.

hung

35．即使留言也要再確認——

      永賢奉上司之命，打電話給往來客戶。可是，對方卻是答錄機，於是永賢就將要說的話錄進了自動答錄機中。

      第二天，永賢被上司叫去。據說是因為到目前尚未接到客戶的來電。雖然永賢回答已在答錄機中留言，但卻被上司嚴厲地訓斥了一頓。

上司訓斥他的理由是：“當對方不在而用答錄機時，應該在稍後再次打電話進行確認，你卻就這麼算了”。由於我們無法得知對方是否已聽過留言，因此必須再打電話加以確認。此外，在答錄機中留言時，如果附加一句“稍後我再和您聯繫”會顯得更加謹慎。

36．交換名片時應先遞出——

      交換名片是有學問的。當你向對方遞張汙跡斑斑的名片，或以從對方看來相反的方向遞出，都是錯誤的。此外，讓對方搶先遞出名片，更是不恰當。

      而名片必須比對方先遞出，並由下位者向上位者遞出才合乎禮儀。因為來客始終處於上位，因此在自己公司迎接客人時，應該比對方早遞出名片。

      此外，在遞出名片時，必須站起來。有人或許嫌太麻煩，因此就坐著將名片遞給對方，這是非常失禮的。即使到對方公司拜訪，也應在自報姓名的同時遞出名片。

     如果與上司一同前往時，應在被上司介紹給對方之後才能遞出名片。

37．用雙手遞名片——

      當對方搶先遞出名片的時候，應先用雙手將名片接過來，然後再遞出自己的名片。

      此外，在接受名片時，要注意不要將手指蓋住名片的文字。為了避免手指將名片上的公司名稱與人名蓋住，應拿著名片的邊角。

      一般名片的接受高度應在胸前。而接受名片之後，注意不要將它垂到腰部以下或漫不經心地塞入口袋裏。應當認真地嵌入名片夾中收藏，或放入上衣裏面的口袋。

38．不認識的字應加以確認——

      不要因接受的名片上有不認識的字，而感到難為情。如果讀錯音反而更失禮，而應當場詢問對方。

      “非常抱歉，請問這個字怎麼念？”然後再重複一次加以確認。“對不起，是○○先生嗎？”

      無論是多麼難記的名字，在問過一次之後，都應正確地牢記，不能當著客人的面標上注音。

39．不要將對方的名片置於桌上——

      有些人在交換名片結束後，常會將名片放在桌上就開始會談。有時客人多達4至5人時，要將他們的姓名一一記住是件很傷腦筋的事，因此這樣做也是別無良策的權宜之計。不過，當客人只有一位時，就應該將名字牢記，然後收在名片夾或口袋中，不可放在桌上置之不理。

      此外，即使客人有多位，也應盡可能當場記住他們各自的姓名。並且養成在記住之後放入名片夾收好的習慣。弄灑茶水而將名片弄髒，是對對方的不敬，請務必謹慎地對待。

40．對方介紹時，應從下位者的人開始——

      當你正與其他公司的人員進行會談時，突然看到自己的上司朝這邊走來，須先從下位者開始介紹。如果同時有自己公司和其他公司的人員在場，應從自己公司人員開始介紹，首先先介紹自己的上司，然後再介紹客人。

      而進行介紹時，要先介紹職稱，再介紹姓氏。例如，“這位是我們公司的C經理”就錯了，因為C經理是敬稱。所以要改說為——“這位是我們的經理，姓C”。而另一方面，將客人介紹給上司時，要說成是“這位是D公司的經理，E先生”。

      請記住：無論介紹自己公司還是其他公司的人，都應將職稱放在前面，姓名放在後面。

.

hung

41．避免將拜訪時間訂在星期一——

      拜訪其他公司時，必須事先約定時間，但是訪問的日期與時刻，應取決於對方的日程，除非對方任何時間都可以時，才由自己決定。不過，有一個時間要特別注意，千萬別說“日期定在星期一上午”。

      通常，一般公司在星期一，常因商洽與會議而忙得不可開交。如果你將會面的時間定在這些時間，會造成對方的不便。

      約定會面時，除了定出訪問的日期與時刻，同時還應將己方前去訪問的人數、姓名、職務、將要商談的事情概要，以及預計所需的時間告訴對方。如此一來，對方才能對會客室等作出安排，並安排之後的日程。

42．拜訪前，應打電話再次確認——

      嘉玲于一周前已與對方約好前往拜訪，因此當天就直接前往訪問。可是，對方卻忘了這個約會而外出，嘉玲氣得簡直七竅生煙。

      其實，這件事不能一味地責怪對方。雖然事前都會先約好時間，但是，在訪問的前一天打電話加以確認，也是應有的禮節。

      因此，一周前定好的約會，也應在前一天再次打電話加以確認“明天的約會是否有更改？……”。也許對方的工作太繁忙，或另外定了其他的約會，而忘了與你的會面。因此在訪問的前一天加以確認，就顯得十分重要了。而且，對方還可能對你的細心感到高興。

43．進行拜訪不宜遲到——

      如果去其他公司拜訪，卻遲於約好的時間到達，容易讓對方產生：“和這種不遵守時間的人，不能進行重要的商務會談”，而留下不好的印象。

      遵守約定的時間，是商業往來的基本原則。

      通常出發的時間應比約好的時間提前30～40分鐘。

      如果能提前5分鐘到達對方的公司，是最為恰當的。

44．禮貌要周到——

      到達對方公司時，應先脫掉外套或取下圍巾，再向櫃檯人員說：“我是○○公司的職員，名叫△△，請找一下××部的□□□先生”。此時，還要告訴對方是否事先約好。

      此外，如果公司的名稱不易聽清楚，或者你的名字較為少見，可向接待員遞出自己的名片。接待員看過名片，就會替你跟負責人聯繫。

      當接待員不在時，應向最早走出來的人報出你在公司的名稱及自己的姓氏，請他跟對方取得聯繫。如果沒有櫃檯，應主動與離辦公室入口處最近的人搭話。然後同樣地報出公司名稱與自己的姓氏，請他與對方聯繫。

      不要大聲地呼喚位於房間裏面的共事者，或者不管三七二十一，冒冒失失地撞入室內。應以不造成妨礙他人的方式，盡可能以恭敬的態度拜託近旁的人代為轉達。

45．在對方的會客室，應坐在下座——

      記得，當你前去拜訪其他公司時，應坐下座。

      將你帶到會客室的人，會請你坐上座，而你必須推辭。而在會客室裏等待時，應當淺坐在沙發上。輕輕地坐在在沙發的最邊緣，脊背挺直，腿不要盤起來而應整齊地並在一起。此外，當沙發較低時，應將腿略微偏向下座的一側。

.

hung

46．不要將公事包放在會客室桌上——

      當你前往別的公司洽談公事時，記得不要將公事包或皮包放在桌上，這有違

反禮儀。

      一般較大的皮包類應放在自己的腳邊。在取出資料時，也應注意不要將皮包

放在桌子上，而應放在膝蓋上。此外，當所攜帶的物品很多時，應只將工作所需

的物品放在腳邊，而將剩下的放在房間角落不顯眼的地方。

47．嚴禁與同行者閒聊——

當有很多人同去其他公司訪問而在會客室等待的期間，常會不知不覺就聊起來。

然而，在會客室內聊天，是絕對禁止的。雖然，會客室讓人覺得有如密室，但實際上聲音卻會清楚地傳向外邊。若是讓該公司的職員聽見你正在閒聊，會做何感想？無論這種閒聊是與工作有關的事還是私事，都是不禮貌的行為。

48．寒暄問候好，應面帶笑容——

寒暄問候是非常重要的。但這並不代表只需說出問候語，便萬事OK。
如果聲音太小或故意要避開對方視線似地把頭低下，反而會讓對方因不知道你在說什麼而尷尬萬分，說不定會造成反效果。與其這樣的問候，還不如不問候更好些。
問候時應口齒清晰、精神飽滿，不是要你拉大嗓門。只要用對方能夠聽清楚的音量，發音盡可能清晰就可以了。
當然，希望你在問候對方的同時，也能露出笑容。否則，無論你的聲音多清晰，如果面無表情也是白費。而且問候時面帶笑容，還能避免情緒緊張。

49．上班服裝應得體——
      沒有規定員工穿制服的公司，職員可以自由的穿著。但是，若穿得太隨便或不講究，容易讓別人留下不好的印象。
      有時會因與客戶或上司商量事情，而一起吃晚飯：或者在回去時把東西順路送到別的公司。此時，如果穿著牛仔褲等隨便的裝扮，看起來會很不得體。
      因此，平時就應注意，穿著適合工作地點的服裝。如果是女性，裙子應避免過短或過長，男性的指甲應注意是否藏汙納垢；鞋子應選擇質感好的不宜太高，手提包則以多功能的為主。

50．被上司叫去時，記得帶記事本——
      你是不是一名優秀的職員，在你被上司叫去之前，就可以判斷出來。
      一般的職員，他會空手站到上司面前，而如果是優秀的職員，就會帶上筆記本和原子筆。
      雖然你不知道上司將就哪件事作出指示，還是應將記事本帶去。
      當上司指示事情時，應迅速地將其記錄下來。然後將他說過的話復述一遍，以便加以確認。
      如果不帶記事本，就去聽上司下達指令，很容易將日期、時間及名字等遺忘掉。




.