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标题: 外贸邮件管理软件提升邮件管理的三个方面 [打印本页]

作者: wareland7 时间: 2013-2-22 11:49
标题: 外贸邮件管理软件提升邮件管理的三个方面
电子邮件不受时间和空间的限制，外贸企业与客户之间的联系沟通是通过邮件来实现的，企业与客户之间频繁的业务往来，使得邮件数量也很客观。邮件当中蕴含着对企业和客户双方都十分重要的信息，安全科学的管理邮件是外贸企业的“必修课”。
对于小型外贸企业，邮件往来比较稳定，在管理上比较易于操作，大的外贸企业由于客户数量庞大、客户类型种类较多、分布区域广泛，在邮件管理上面临更大的挑战。在信息化管理的推动下，外贸邮件管理软件也越来越受到外贸企业的欢迎。
一、科学管理邮件
外贸邮件管理软件对所有邮件和资料统一存储。在邮件接收方面，有新邮件到达时，如果是老客户，系统会自动分发给相应的业务员，如果是陌生邮件，也可以按照邮件分发规则自动保存到相应的地方，方便企业及时处理。在邮件外发方面，对新业务员或者重点客户，部门主管可以设置邮件审批，审批通过的邮件才会发送到客户手中，未通过审批的邮件在进行修改达到标准后才能外发出去。
外贸邮件管理软件可以实现不同分类方法的多层面交叉管理，使企业输入不同的查询关键词如时间、客户名称、来源区域、产品名称等都能快速查找到邮件。企业还可以根据自己的需要定制邮件模板，提高邮件撰写的速度，带有企业独特风格的邮件模板有助于提升企业形象。
二、完善客户管理
在每一个客户下面记录客户所有相关活动，包括邮件往来，客户文档、样品邮寄、合同、报价、客户反馈等，一个客户档案可以包含多个联系人。外贸邮件管理软件要求业务员必须对客户进行建档，否则将无法对客户的邮件进行操作。对需要继续跟进的邮件，设置系统自动提醒功能，提醒业务员及时处理，以免错失商机。当业务发生变动时，快速将客户资料、邮件等交接给另一个业务员，大大缩短业务交接的适应时间。
三、文档管理
企业对往来邮件中的文档、图片、资料进行分类归档，对共享信息进行权限设置，用户只能在权限内处理文档，并记录文档变更，企业时时了解文档的动态，防止文档信息遭到恶意修改或删除。业务员在需要时进入企业文档库快速查询文档，为完善客户资料或邮件撰写提供便利条件。
其实，除了这三个方面，还有很多的管理细节，这些，外贸企业可以根据自己的需要来采用。

作者: nananana 时间: 2013-2-22 12:14
路过

作者: VICTORLKY 时间: 2013-2-22 14:46
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